As viagens de negócios são uma necessidade. Quer seja um estagiário ou um diretor executivo, o mundo do trabalho é global. Mas enquanto quem viaja em lazer pode dar-se ao luxo de se deitar na cama depois de um longo voo, quem viaja em trabalho não pode. As reuniões importantes não serão reagendadas só porque chegou às duas da manhã. As conferências esperam que fale, por mais cansado que esteja.

Mas, nos tempos que correm, as viagens de negócios não têm de o fazer descarrilar. Com a evolução das viagens, evoluíram também os nossos métodos de lidar com elas. Com a colaboração de 18 profissionais que viajam frequentemente em trabalho, elaborámos uma lista de 43 conselhos essenciais que não pode deixar de ler para ajudar a que a sua próxima viagem de trabalho decorra sem problemas e para que se mantenha eficiente e concentrado.

Clique no nosso índice para visitar uma secção específica das sugestões de viagens de negócios ou continue a percorrer a página para ler a lista completa.

Dicas de reserva

1 - Vestir-se para as actualizações.

Katherine Rothman, CEO da KMR Communications, diz que é muito mais fácil obter actualizações quando se embarca num avião ou se chega a um hotel se se estiver vestido de forma elegante e com bom aspeto.

2 - Certifique-se sempre de que tem um lugar atribuído.

Katherine também diz que é muito mais difícil para uma companhia aérea "bater" com um lugar atribuído, o que pode ser desastroso para a sua viagem de negócios.

3 - Analise as publicações do Twitter do seu alojamento.

Nick Gray, fundador do Museum Hack, diz que é aconselhável analisar as publicações no Twitter do seu hotel antes de chegar. Muitos hotéis fazem promoções nas redes sociais que lhe permitem sentir-se como um VIP sem gastar como tal.

Por exemplo, em determinadas alturas do ano, os hotéis Kimpton publicam uma palavra-passe social na sua conta do Twitter. Quando disser a palavra-passe social no momento do check-in, receberá uma surpresa, que pode incluir uma garrafa de vinho gratuita, estacionamento, caneca de café, bebidas no bar, upgrade de quarto, vales de refeição, um kit de chocolate quente ou um filme no quarto.

4 - Reserve o seu voo em modo incógnito no seu browser.

O fundador da Talk Travel, Saurabh Jindal, reserva sempre os voos através de uma nova janela incógnita. O modo incógnito não armazena cookies, servidos pelo sítio Web, no seu sistema, pelo que não o pode localizar.

Por conseguinte, o sítio Web através do qual está a efetuar a reserva não pode aumentar o preço, o que poderia ser desencadeado quando um utilizador pesquisa a mesma coisa mais do que uma vez.

5 - Verificar as tarifas com o Skiplagged.

David Pike, fundador da New York Trolley Company e consultor para startups no Founder Institute, verifica sempre a aplicação Skiplagged antes de fazer a reserva, que lhe mostra as tarifas escondidas para cidades onde se perde a segunda parte de um voo.

Por exemplo, se quiser voar de Nova Iorque para Nashville, o Skipplagged pode encontrar um voo mais barato de Nova Iorque para Chicago com uma escala em Nashville. Não embarcará no segundo voo, poupando assim dinheiro. No entanto, não poderá despachar uma mala.

Dicas de embalagem

6 - Fazer a mala o mais leve possível.

A fundadora da Everything In Its Place, Eileen Roth, embala saias e vestidos, uma vez que são mais finos do que as calças. As blusas também são uma boa escolha, uma vez que são mais finas do que as camisolas. Menos peso significa que pode embalar mais.

Se estiver mais frio nas salas de conferência, adicione uma camisola e um casaco de fato num preto básico para completar o conjunto e mude-o dia sim, dia não.

7 - Usar o único par de sapatos que trouxer.

A viajante frequente Carmella diz que, se o fizer, o seu calçado deve ser à prova de água, adequado ao aeroporto e apropriado para negócios em todo o lado, desde o Canadá até ao Texas. As botas curtas de couro preto com o salto mais baixo são uma escolha sensata.

8 - Mesmo com o controlo prévio da TSA, os líquidos são um risco.

Entre as garrafas de água reutilizáveis, os elixires bucais e os champôs sólidos, não há necessidade de transportar líquidos. Reduza os artigos de higiene pessoal e substitua-os por produtos secos.

9 - Deixe a sua bagagem de marca em casa.

Se vai viajar para o estrangeiro, por muito que aprecie a sua bagagem com logótipo de marca, deixe-a em casa, diz Katherine Rothman. Para quê anunciar aos ladrões que tem dinheiro ou dar nas vistas? Esta não é uma altura em que queira dar nas vistas.

10 - Mantenha um saco de viagem pré-embalado em casa.

Emily Mandagie, fotógrafa e metade do blogue de viagens The Mandagies, tem à mão uma mala de viagem de negócios dedicada, pré-embalada com artigos essenciais de viagem antes de qualquer viagem. Embora seja necessário embalar coisas à medida das necessidades, como roupa e calçado, em geral, os artigos de higiene, cosméticos e outros artigos de viagem permanecerão os mesmos.o que precisa para o próximo ciclo de viagem.

Estes artigos pré-embalados incluem uma escova de dentes, pasta de dentes, fio dental, loção e até um pequeno recipiente de champô e amaciador. No que diz respeito à tecnologia, Emily também guarda um carregador de telemóvel, pilhas extra e auscultadores.

Dicas para poupar tempo

11 - Reserve voos sem escalas.

Katherine Rothman recomenda que tente reservar voos sem escalas sempre que possível, mesmo que isso custe mais.

Se estiver numa viagem de negócios em que poderá reunir-se com potenciais clientes ou parceiros, poupar-se ao stress de perder a escala se o voo se atrasar compensa a longo prazo.

12 - Inscrever-se no controlo prévio da TSA .

Se for membro do cartão United, pode obter o reembolso da reentrada global e do controlo prévio TSA, diz Carmella. Evite filas e acumule milhas!

13 - Utilizar a "bagagem prioritária".

Isto significa que a sua bagagem será a primeira a sair do avião. Quando despacha as suas malas no exterior, pode normalmente dar uma gorjeta de 5 dólares e dizer: "Pode passar-me a bagagem prioritária? 99% das vezes funciona - as pessoas é que não sabem que isso pode ser feito. Katherine Rothman utilizou esta técnica de poupança de tempo muitas vezes.

14 - Guarde todos os compromissos (incluindo endereços, nomes e números de telefone) na sua agenda.

A fundadora da Local Insiders, Silke Wolf, diz que isto lhe poupará tempo e tornará a sua viagem muito mais despreocupada. O mesmo se aplica às informações de que necessita para se preparar para as suas consultas.

Para viajar com pouco peso e sem papel, guarde todos os documentos numa pasta específica no seu Google Drive (não se esqueça de a disponibilizar offline). Desta forma, manter-se-á organizado e poderá aceder a todas as informações de que necessita em qualquer lugar.

Conselhos antes do voo

15 - Antes de partir, descarregue mapas importantes offline.

Certifique-se de que as direcções, os itinerários e os mapas são descarregados para o seu telemóvel offline, juntamente com alguma música e podcasts para as áreas de serviço potencialmente más e para a viagem de avião.

16 - Tire fotografias dos recibos com uma aplicação.

Ou guarde no Google Drive. Estar preparado compensa quando menos se espera, pois nunca se sabe quando será necessário apresentar um comprovativo de compra.

17 - Guarde uma cópia xerox do seu passaporte.

Katherine recomenda que guarde uma cópia do seu passaporte num local separado do seu passaporte verdadeiro. Se perder o seu passaporte, isto facilita muito as coisas.

18 - Nunca embarcar num avião sem duas garrafas de água e um lanche.

Nunca se sabe quando é que o avião pode ficar retido em terra durante horas ou ser desviado para outro aeroporto, e a tripulação da companhia aérea pode ficar sem comida e bebidas ou não ter autorização para as servir.

19 - Organize-se com uma lista.

Monica Kang, fundadora da Innovators Box, diz que, quando se viaja em trabalho, é preciso pensar no código de vestuário, no que se leva e, no seu caso, também em muitos materiais que utiliza em workshops. Não é divertido quando se leva a roupa errada ou não há materiais suficientes.

A Mónica recomenda que se faça uma lista das coisas que se quer levar para um quarto em casa durante alguns dias. Dessa forma, quando se faz a mala à última da hora, já se tem as coisas principais que se precisa de levar prontamente disponíveis e não há hipótese de se esquecer delas.

20 - Não planear demasiado.

Silke salienta que planear demasiadas actividades é um dos maiores erros que os viajantes de negócios cometem. Tenha sempre em conta os tempos de viagem e acrescente algum tempo extra entre reuniões para acomodar factores fora do seu controlo (engarrafamentos, chegadas tardias, etc.).

Isto tornará as suas viagens de negócios muito mais relaxadas, uma vez que não terá de se apressar para chegar a horas, o que lhe dará paz de espírito.

Equipamento essencial

21 - Comprar uma mala leve.

Carmella diz para encontrar uma mala leve e durável. Mantenha-a extra pequena para caber num compartimento superior nos aviões expresso. Se tiver de despachar a bagagem, não pode mudar de voo para chegar a casa mais depressa ou para evitar o mau tempo.

Todos os assistentes de bordo parecem utilizar TravelPro, mas existem também outras marcas de qualidade no mercado.

22 - Utilizar uma mala de transporte com 4 rodas.

O consultor de gestão Layton Cox diz que vive e morre com três malas de viagem. A primeira é uma simples mala de mão rígida de quatro rodas. Num mundo perfeito, não compre preto. Toda a gente tem preto.

Também não precisa de ser uma grande marca, pois noventa por cento dos seus clientes nunca verão a sua bagagem. Ele também sugere que encontre uma mala com tecido ou couro à volta dos fechos, pois o plástico e a borracha tendem a partir-se ao fim de algum tempo.

Se estiver curioso, o nosso guia para a melhor bagagem de mão debaixo do assento analisa em pormenor cinco das melhores peças de bagagem debaixo do assento existentes no mercado

Na , o nosso favorito pessoal é o Travelpro Maxlite 4 Spinner Underseat Bag.

23 - Utilizar uma pasta com corrediça.

A Layton diz que a segunda mala de que todos os viajantes de negócios precisam é uma pasta simples que caiba nas pegas da sua bagagem de mão. Se comprar uma pasta normal que não caiba nas pegas da sua bagagem de mão, torna-se quase impossível utilizar o seu telemóvel enquanto caminha pelo aeroporto, uma vez que tem as duas mãos ocupadas.

Certifique-se de que tem um bolso para computador portátil. O seu cliente vai ver esta pasta, por isso, compre pele preta ou castanha. Nada mais.

24 - Comprar uma mochila antirroubo.

Se está preocupado com o roubo de objectos caros e essenciais, como o seu computador portátil de confiança, vale a pena considerar uma mochila antirroubo. O nosso guia apresenta-lhe uma seleção de algumas das melhores do mercado.

25 - Viajar com um suporte para eletrónica.

Pode ser um cubo de embalagem cheio apenas de aparelhos electrónicos e cabos, ou um simples item do tipo carteira que pode conter um carregador de telemóvel, auscultadores e vários outros cabos.

Ao ter apenas um item que contém todos os seus aparelhos electrónicos, não tem de se preocupar se colocou o carregador ou o conversor HDMI na mala, uma vez que está sempre lá.

26 - Utilizar um saco de computador com rodas.

Eileen sugere que, se levar um computador portátil, deve utilizar uma mala de computador com rodinhas para transportar papéis, ficheiros, informações sobre a conferência/folheto de trabalho, um bloco de papel e até lanches.

Provavelmente terá espaço extra para colocar a maquilhagem, a escova de cabelo e talvez um terceiro par de sapatos ou uma mala extra.

27 - Leve um adaptador de viagem.

Victoria Thompson, Social Media Manager da Haystack Digital, diz para planear sempre com antecedência e ter um adaptador de reserva, dependendo do país que vai visitar.

Isto poupar-lhe-á tempo e dinheiro a longo prazo, uma vez que os adaptadores no aeroporto custam sempre uma fortuna.

28 - Leve uma almofada de viagem.

Victoria também diz que é essencial levar na mala artigos que o ajudem a dormir. Invista numa almofada de viagem que o ajude a dormir no hotel ou no avião.

O nosso guia de almofadas de viagem dar-lhe-á uma visão aprofundada sobre como escolher uma almofada de viagem que seja adequada para si.

29 - Utilizar envelopes de embalagem.

Estas pastas de vestuário ajudam a manter as blusas, camisas, saias e calças mais livres de rugas do que tentar enrolar as coisas ou embalá-las em sacos de embalagem. Em vez disso, utilize sacos de embalagem apenas para roupa interior e roupa de dormir.

30 - Viajar com um micro-router.

O CEO da Team Building, Michael Alexis, diz que o artigo mais útil com que viaja é um micro-router. Pode ligar um router a uma ligação Wi-Fi, por exemplo, num hotel, num voo ou num cruzeiro, e depois ligar todos os seus outros dispositivos ao router.

Esta configuração tem duas grandes vantagens. Em primeiro lugar, nos casos em que paga uma ligação, só precisa de uma ligação para servir vários dispositivos. Em segundo lugar, poupa tempo. Os seus dispositivos, uma vez configurados, ligam-se todos automaticamente ao router, pelo que só tem de introduzir as informações de início de sessão uma vez.

Programas e esquemas de fidelização

31 - Obter um cartão de crédito com prémios.

Nicole Sutherland, fotógrafa de viagens e escritora da Eat Live Travel Drink, recomenda o American Express Platinum, que lhe dá acesso a um conjunto de vantagens que incluem salas de espera em aeroportos de todo o mundo, incluindo as salas privadas Centurion, Priority Pass e Delta.

Além disso, tem direito à Entrada Global gratuita, que lhe permite passar sem problemas pela TSA sem ter de tirar os sapatos ou o computador portátil e os líquidos. Quando regressar de uma viagem internacional, pode utilizar a Entrada Global ao entrar nos Estados Unidos, em vez de ter de esperar numa fila absurdamente longa.

Recebe também um crédito anual de 200 dólares da companhia aérea para utilizar em compras diversas (como WiFi a bordo, comida, bebidas, etc.), um crédito anual de 200 dólares da Uber (cada mês tem um montante designado), recebe automaticamente o estatuto Hilton Honors e Marriott Bonvoy Gold, proteção e seguro de viagem e um crédito anual SAKS de 100 dólares

Este é um cartão de crédito de viagem completo que facilita a vida quando viaja em trabalho. Também pode ganhar até 5 pontos por cada dólar gasto (sendo o mais elevado em viagens) e transformá-los em mais viagens.

32 - Hack do Companion Pass na Southwest Airlines.

A Nicole também recomenda que se candidate aos cartões pessoal e empresarial da Southwest Airlines, se tiver uma pequena empresa. Cada cartão dá-lhe 50k milhas de bónus quando gastar 3000 dólares.

Se ganhar 110 mil milhas num ano, ganha o passe de acompanhante que permite que um acompanhante voe sempre de graça consigo. Assim, só tem de gastar 10 mil dólares no total (entre os dois cartões) e o seu ente querido, cônjuge ou amigo pode voar de graça consigo na Southwest durante um ano inteiro.

33 - O Capital One Spark Miles for Business.

O analista da indústria de crédito Sean Messier, do Credit Card Insider, diz que é uma óptima escolha se tiver um orçamento mais apertado. A taxa anual é de apenas 95 dólares, e é dispensada no primeiro ano, mas, claro, o cartão não oferece tantas vantagens de viagem como alguns outros cartões de crédito com taxas anuais mais elevadas.

34 - Obtenha o TSA Pre-Check, Clear e Global Entry.

Dave Pike diz que o TSA Pre-Check, o Clear e o Global Entry podem poupar-lhe horas sempre que viajar de avião. O investimento de 85 a 110 dólares vale bem a pena e é dedutível se a sua entidade patronal o exigir.

35 - Obter actualizações gratuitas utilizando os programas de fidelidade das companhias aéreas.

Torben Lonne, entusiasta do mergulho e fundador do Dive In, diz que um dos seus truques de viagem favoritos é conseguir um upgrade gratuito para a classe executiva. As suas hipóteses são menores do que conseguir uma mudança de lugar de última hora na mesma classe, mas ainda assim é possível.

Se tiver milhas aéreas ou pontos de fidelidade com a sua companhia aérea preferida, isso aumenta as suas hipóteses de obter um upgrade para a classe executiva em caso de overbooking. O passageiro com mais pontos de fidelidade recebe automaticamente um upgrade quando isso acontece.

Se houver mais overbookings no mesmo voo, será selecionado o passageiro com o segundo maior número de pontos de fidelidade e a lista será reduzida em conformidade.

36 - Adquirir uma inscrição num espaço de co-working.

O CEO e cofundador da Upflex, Christophe Garnier, diz que a última coisa em que se quer pensar é estar confinado a um café ou a um quarto de hotel para trabalhar.

Quando se trata de dicas para viagens de negócios, a capacidade de encontrar e reservar facilmente um bom espaço de co-working é fundamental. Ajudá-lo-á a poupar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que estabelece contactos locais e o torna mais produtivo.

É por isso que as plataformas de reserva de co-working estão a tornar-se no novo melhor amigo dos viajantes em negócios - agregam espaços de trabalho disponíveis em todo o mundo e permitem que os profissionais os reservem consoante a necessidade.

A bordo & Dicas de transporte

37 - Faça a sua seleção final de lugares no último momento.

Torben recomenda que se espere até ao último momento antes de fazer a seleção final do lugar, o que pode ser feito através do seu smartphone, através da Internet ou da aplicação da companhia aérea e, com um pouco de paciência, garantir um lugar à janela.

Todos os voos têm cancelamentos e alterações de lugares de última hora, pelo que só precisa de esperar até 30 minutos antes do embarque para reservar o seu último lugar.

Isto é perfeito quando se está preso a um lugar mau desde que se reservou o voo inicialmente como "upgrade" a custo zero.

38 - Reserve o seu estacionamento com antecedência.

O Diretor de Marketing Digital da YourParkingSpace, Gregory Golinski, diz que um dos piores desafios enfrentados pelos viajantes em negócios é encontrar um lugar de estacionamento. Não queremos chegar atrasados a uma reunião com um cliente porque andámos às voltas durante uma hora à procura de um lugar de estacionamento.

Sugere a pré-reserva de um lugar de estacionamento através de mercados de estacionamento em linha, como o Spothero nos EUA, o YourParkingSpace no Reino Unido ou o Parkhound na Austrália.

Estas plataformas podem ajudá-lo a reservar antecipadamente uma entrada ou garagem privada, para que não tenha de procurar um lugar de estacionamento durante horas e possa chegar a horas. Isto pode ajudá-lo a poupar tempo, dinheiro e a sua sanidade mental durante uma viagem de negócios.

Saúde & Dicas de segurança

39 - Se for uma mulher a viajar sozinha, peça um quarto mais perto do elevador no seu hotel.

Uma dica de segurança para as mulheres que viajam sozinhas de Katherine é reservar um quarto de hotel mais perto do elevador. Desta forma, não se anda por longos labirintos de corredores à noite.

40 - Certifique-se de que dorme o suficiente e que tem tempo para descansar.

A Mónica está muito atenta ao local onde passa o tempo, ao tempo que dorme e ao que come. Se estiver a reservar o seu tempo para conhecer outras pessoas e socializar, estará demasiado cansada para entregar o seu trabalho.

No final do dia, se aparecer cansado para fazer o seu trabalho, porque é que o vão querer convidar de novo?

41 - Cuidado com o wifi do hotel.

Ben Sadeghipour, da Hackerone, diz que é muito fácil criar redes wifi falsas para seguir tudo o que está a fazer online. Num hotel, pode ver "Hotel Wifi" e "Hotel Free Wifi" e não saber qual escolher.

Se escolher mal, um criminoso poderá saber quando está na sua rede ou fora do seu quarto de hotel. Além disso, nunca confie em algo que exija a instalação de software. Este é um sinal seguro de atividade maliciosa.

42 - Não publique o seu cartão de embarque nas redes sociais .

Mesmo que risque os números, continua a estar em risco. Há informações escondidas nos códigos QR que podem ser utilizadas para roubar os seus dados pessoais.

43 - Cuidado com as estações de carregamento públicas.

As estações de carregamento públicas são uma dádiva de Deus quando está constantemente em viagem ou quando o seu voo é cancelado. No entanto, qualquer pessoa pode roubar informações do seu telemóvel através de USB. Certifique-se sempre de que traz o seu próprio carregador para ligar às tomadas ou utilize um bloqueador de dados USB.

Resumo das dicas essenciais para viagens de negócios

Independentemente da importância ou da urgência da sua viagem de negócios, não deixe que o stress e a tensão da viagem interfiram no seu sucesso. 43 dicas de especialistas de 18 viajantes de negócios bem-sucedidos para planear uma viagem que decorra sem problemas, permitindo-lhe fazer a sua apresentação de classe mundial ou conseguir aquele cliente lucrativo.

Se tiver uma dica de especialista pouco conhecida, não hesite em contactar-nos e partilhar as suas palavras de sabedoria.

E boa sorte de toda a equipa na sua próxima viagem de negócios, pois estamos certos de que fará um excelente trabalho!